Para asegurar el funcionamiento de una comunidad, ya sea un condominio o un edificio, contar con un buen administrador es vital. Esta persona es quien se encargará de mantener a todos los propietarios en la misma página, logrando así la mejor convivencia posible. Aunque toda comunidad debe contar con uno, muchos desconocen exactamente cuáles son sus funciones.
Dentro de las principales funciones del administrador de edificios y condominios está:
- Conocer la Ley de Copropiedad y la legislación laboral para poder ejercer su cargo de la forma más correcta posible. De lo contrario, debe tener a alguien que lo asesore en estas materias.
- Hacerse cargo de la parte administrativa de la comunidad. Esto implica, entre otras cosas, ser el responsable de los sueldos y el cobro de los gastos comunes.
- El Administrador es responsable de la seguridad del condominio. Significa que debe actuar con ciertos protocolos que brinden mayor seguridad a la comunidad.
- Velar porque los trabajadores del condominio realicen correctamente sus funciones y cumplan con sus responsabilidades.
- La mantención del condominio. Generar todos los contratos y todas las labores de mantención necesarias para que en el condominio o edificio no deje de funcionar ninguna de sus dependencias o instalaciones. Para esto, se requieren mantenciones preventivas. Adicionalmente a esto, el administrador debe saber reaccionar ante las eventualidades, por ejemplo, rotura de cañerías, desagües, incendios, terremotos, etc. Esto implica tener personal y/o proveedores a los cuales llamar y solicitar los arreglos correspondientes.
- Mantener una buena coordinación y comunicación con el comité de administración y los copropietarios, de manera que se puedan recoger correctamente las inquietudes y prioridades que tiene el comité y poder desarrollar su función de acuerdo a esas prioridades. Además, entregar la información lo más completa y clara posible.
- Rendir cuenta a la comunidad en los tiempos acordados y al término de su relación con esta.
- Debe tener un manejo cuidadoso de los recursos de la comunidad y hacerlo de forma transparente para que todos puedan saber en que se gastan los recursos.
La Ley de Copropiedad en su artículo 23° identifica en específico las tareas que por ley debe cumplir el administrador. Sin embargo se puede desprender de la misma, que el detalle de acciones que debe cumplir el administrador será definido por el comité de administración y podrá ser o no aceptado por el administrador como parte de la negociación de sus servicios.